Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Arkkitehdit Kontukoski Oy (Y-tunnus: 2235782-8)

Finlaysoninkuja 9

33210 Tampere

Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voit kysyä sähköpostilla: petri.kontukoski@kontukoski.fi

Rekisteröidyt

Asiakkaamme ovat julkisia hankintayksiköitä, yrityksiä ja elinkeinonharjoittajia. Rekisteröidyt ovat Arkkitehdit Kontukoski Oy:n asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöitä.

Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen perusteella (oikeutettu etu). Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, joita ovat seuraavat:

  • asiakkaan ja yrityksen välisen asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpitäminen
  • palveluistamme kertominen ja markkinointi sekä palautteen pyytäminen.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjä tarvitsee niitä yllä mainittuihin käyttötarkoituksiin.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Henkilötietoja voidaan kerätä seuraavasti:

  • Asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja tehtävänimike
  • Asiakasyrityksen nimi ja yhteystiedot
  • Asiakasyrityksen tilaus- ja laskutustiedot

Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään yhteydenottojen yhteydessä ja asiakassuhteen syntyessä sekä julkisista lähteistä, kuten yrityksen verkkosivuilta.

Asiakkaan tietoja säilytetään digitaalisessa muodossa palvelimilla ja taloushallinnon järjestelmässä. Henkilötietojen säilytys on toteutettu yhdessä EU:n tietosuoja-asetuksen ehdot täyttävien yhteistyökumppanien kanssa. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt kirjautuvat suojattuihin järjestelmiin henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalisen aineiston osalta yritys huolehtii toimitilojensa turvallisuudesta tietosuojakäytänteidensä mukaisesti. Työntekijämme perehdytetään ja opastetaan toimimaan tietosuojavaatimusten edellytysten mukaisesti.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Arkkitehdit Kontukoski Oy ei luovuta, myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Yritys säilyttää yrityksen ja taloushallinnon palvelimilla asiakkaiden tietoja yhteydenpitoa, laskutusta ja maksuliikennettä varten. Asiakassuhteen hoitamisen perusteella luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • taloushallinnon järjestelmä
  • kirjanpitotoimisto
  • palvelinsali
  • perintäyhtiö (mikäli asiakkaalle osoitettuja laskuja erääntyy ja siirtyy perintään)

Yritys huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Olemme varmistaneet keskinäisillä sopimuksilla tai muulla tietosuoja-asetuksen mukaisella hyväksytyllä tavalla, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Arkkitehdit Kontukoski Oy ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on rajattu Arkkitehdit Kontukoski Oy:n nimetyille henkilöille, joilla on työtehtävissään tarve käsitellä henkilötietoja. Olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle (maksuliikenne ja kirjanpitotoimisto), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen petri.kontukoski@kontukoski.fi

  • Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
  • Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
  • Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.  On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
  • Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
  • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html